Há menos de um ano, a emissão de documentos fiscais no Brasil poderia ser realizada de três maneiras: manualmente, envolvendo talões de documentos fiscais, datilografando notas soltas (sim, ainda existem máquinas de escrever!) e por meio de sistemas informatizados, utilizando formulários contínuos, com ou sem integração aos livros fiscais. Todos estes processos burocráticos e custosos, acarretam às empresas desperdício de tempo que poderia ser alocado à outras atividades como compra e venda de mercadorias, produtos e serviços.
Com a facilidade e o barateamento das tecnologias, e o suporte do Fisco esta realidade mudou. Estamos falando da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.
Seus benefícios imediatos são a redução nos custos com papel, resultando também em menor impacto ao meio ambiente, além de redução nos custos de impressão e espaço físico para armazenamento de documentos físicos por um período mínimo de 5 anos.
Somente isto já valeria a pena o investimento neste projeto. Mas, há vários outros benefícios diretos e indiretos que serão aproveitados pelas empresas que aderirem a esta nova realidade, tais como: eliminação de erros devido à digitação incorreta de dados, redução de tempo de parada nos Postos Fiscais de Fronteira, redução de erros de escrituração, além do incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias, bem como uma série de vantagens logísticas e comerciais nas relações B2B.
Sobre a NF-e
Há tempos vem sendo divulgada a obrigatoriedade da emissão da NF-e para diversos setores e empresas, englobando produtos tais como: cigarros, combustíveis líquidos, automóveis, cimento, medicamentos alopáticos, carnes, bebibas alcóolicas, refrigerantes, aço, entre outros, mas todas as empresas destes setores estão preparadas?
O governo divulga e se prepara a mais de 3 anos para isso, agora todos os estados estão prontos para receber e autorizar a NF-e, seja por infraestrutura própria, seja através da “Sefaz Virtual”, uma unidade centralizadora concebida para auxiliar os estados a autorizarem NF-e; atualmente existem duas unidades da Sefaz Virtual, uma localizada no Estado do Rio Grande do Sul e a outra no Ambiente Nacional, baseada no Serpro, que também abriga o Sistema de Contingência.
A emissão da NF-e pode ser feita de forma automatizada, ou com o auxílio de um programa, desenvolvido pela Sefaz/SP, destinado a pequenas e médias empresas, mas que pode resolver momentaneamente a obrigatoriedade de abril deste ano, da geração de NF-es até que as empresas desenvolvam seus próprios programas e sistemas, este pode ter sido o caminho mais fácil e rápido, mas não substitui a integração automatizada, caso o volume de Notas Fiscais da empresa seja alto.
O Projeto NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substituirá a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
A implantação da NF-e constitui grande avanço para facilitar a vida do contribuinte e as atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Num momento inicial, a NF-e será emitida apenas por grandes contribuintes e substituirá os modelos, em papel, tipo 1 e 1A.
Este novo cenário facilitará o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias federal, estadual e municipal.
A empresa que emite a NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à NF-e, será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma pré-validação e devolverá um protocolo de recebimento sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
A NF-e também será transmitida para a Receita Federal e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. As Secretarias de Fazenda e a Receita Federal do Brasil (Ambiente Nacional), disponibilizam consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria é impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que contém impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras que facilita a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
A empresa que recebe as mercadorias e a NF-e, pode escriturar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e. A empresa emitente da NF-e, realiza a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.
Como gerar a NF-e ?
Existem duas maneiras para a emissão da NF-e:
Geração automatizada, integração de sistemas e utilização de Web Services: A empresa emissora gera um arquivo eletrônico, correspondente a Nota Fiscal Eletrônica, assina digitalmente e transmite pela internet para a secretaria da fazenda, que autorizará o uso deste documento; apesar do desenvolvimento e implantação serem mais demorados e caros, pois requerem ajustes nos sistemas internos, contratação de provedores de serviços e soluções, é mais eficiente, visto que todo o processo deve ser automatizado, consequentemente, eliminam-se vários problemas decorrentes de erros humanos.
Programa emissor de NF-e: Programa distribuído gratuitamente pelas Sefaz e por estar integrado aos sistemas de autorização de NF-e das Secretarias de Fazenda de todos os estados, serve para qualquer empresa que queira emitir Notas Fiscais Eletrônicas e gerenciar toda a mensageria com o Fisco, indicado para pequenas e médias empresas que não possuem grande volume de notas fiscais, uma maneira rápida e segura para a geração das NF-es, pois pode-se digitar as notas sem integrá-las com os sistemas internos, mas que, num segundo momento pode requerer muito esforço caso o volume de emissão seja alto. O programa emissor está disponível para download nos sites: www.nfe.fazenda.gov.br e www.fazenda.sp.gov.br/nfe, assim como treinamento virtual para a sua utilização.
Nova era para o Comércio Eletrônico B2B?
A automação e a integração dos sistemas e troca eletrônica de pedidos de compra e notas fiscais já são realizados há mais de quinze anos entre as empresas no Brasil que utilizam o EDI (Eletronic Data Interchange) – Intercâmbio Eletrônico de Dados. O comércio eletrônico já modificou a forma como as empresas realizam negócios e a NF-e será responsável pela massificação deste cenário. A intenção, por exemplo, do SEFAZ (Secretaria da Fazenda) – SP é alcançar a meta de 30 milhões de notas fiscais eletrônicas por mês até o final de 2008, o que corresponde a 50% do total de notas emitidas no Estado.
Uma vez que as empresas desenvolvam a solução, e enviem o arquivo de notas fiscais, eletronicamente, para o Fisco, poderão também fazê-lo para seus parceiros de negócios, gerando redução de: custos administrativos e operacionais, de estoque, de saldos, de itens faltantes, de devoluções, aumentando as vendas e agilizando o recebimento das mercadorias.
Sendo assim, a nota fiscal eletrônica juntamente com demais informações logísticas enviadas através de meios eletrônicos, parece ser o caminho natural para os processos de negócios entre as empresas, fortalecendo assim as relações B2B.
Não sou obrigado a emitir a NF-e, porque envolver-me no projeto?
A empresa pode envolver-se por reconhecer que conseguirá alcançar benefícios com redução de custos operacionais como impressão, espaço físico de armazenamento, eliminação de erros de digitação, redução de custos logísticos, redução dos erros de escrituração etc; ou, por já querer estar preparada para atender a uma exigência das Secretarias de Fazenda, que com o decorrer do tempo e gradualmente irá acontecer para muitos setores da economia, até que, possivelmente, todas as empresas que emitem Nota Fiscal em papel, migrem para a emissão eletrônica já anunciada; ou então porque quer ter ganhos com a utilização da tecnologia no relacionamento B2B, que tem como conseqüência uma série de vantagens logísticas e comerciais, citadas.
O papel da GS1 Brasil neste cenário
A GS1 Brasil – Associação Brasileira de Automação –, entidade que representa mais de 50 mil empresas usuárias de padrões de código de barras e comércio eletrônico, dará suporte à implantação da NF-e.
A organização conta com o Grupo de Trabalho e-Commerce NF-e, que já realizou reuniões para alcançar o objetivo de harmonizar a NF-e com os padrões do Sistema GS1, atendendo as relações B2B entre as empresas brasileiras, além de oferecer suporte aos seus associados. Considerando esse cenário, a GS1 Brasil se antecipou e promoveu nesse grupo a discussão sobre a harmonização da NF-e com os processos B2B existentes com foco em vários setores da economia. Os benéficos serão um melhor controle financeiro, fiscal, tributário, melhora nos relacionamentos entre as empresas, principalmente nas atividades logísticas. O adendo B2B foi criado no mesmo padrão da NF-e (XML) e pode ser enviado juntamente ao arquivo da NF-e ao parceiro de negócios. O leiaute definido pelo grupo pode ser encontrado no Centro de Serviços da GS1 Brasil: www.gs1brasil.org.br.
O Sistema GS1 é um conjunto de padrões, que possibilita a gestão eficiente de cadeias de suprimentos globais e multissetoriais, identificando com exclusividade produtos, unidades logísticas, localizações, ativos e serviços. Além disso, facilita os processos de comércio eletrônico, propondo soluções estruturadas para mensagens eletrônicas e viabilizando a total rastreabilidade das operações, o que vem de encontro aos objetivos da NF-e.
